Źródło: Pavel Danilyuk / Pexels
Przedsiębiorcy zakładający pierwszy raz działalność gospodarczą stają przed dylematem, co wybrać rachunek firmowy vs. konto osobiste. Co będzie lepszym rozwiązaniem i czy obowiązkowe jest oddzielenie finansów prywatnych od firmowych? W tym artykule wyjaśnimy, kiedy konto firmowe jest obowiązkowe, jakie są zalety obu rachunków oraz dlaczego warto oddzielić finanse.
- Dlaczego warto oddzielić finanse firmowe od prywatnych?
- Czym się różni konto osobiste od firmowego?
- Czy każdy przedsiębiorca ma obowiązek posiadania konta firmowego?
- Jak wybrać najlepsze konto bankowe?
- Zalety i wady konta osobistego
- Zalety i wady rachunku firmowego
- FAQ – Najczęściej zadawane pytania i odpowiedzi
Dlaczego warto oddzielić finanse firmowe od prywatnych?
Prowadzenie działalności gospodarczej może wprowadzić zamieszanie w finansach. Łatwo pomieszać prywatne przelewy z tymi związanymi z firmą. Dla małych jednoosobowych działalności gospodarczych (JDG) wystarczające może być jedno konto do wszystkich rozliczeń. Jednak nie do końca jest to korzystne.
Posiadanie oddzielnego konta firmowego pozwala:
- Łatwo rozliczać przychody i koszty, a tym samym kontrolować przepływy pieniężne w firmie. Nie potrzeba dodatkowych ustaleń, bo transakcje są jasno oddzielone od siebie. Ogranicza to ryzyko pomyłek.
- Spełnić wymogi formalne, kiedy jesteś podatnikiem VAT. Przedsiębiorcy, którzy znajdują się na białej liście podatników VAT, muszą podać rachunek firmowy. Co więcej, takie konto jest niezbędne, żeby skorzystać z mechanizmu podzielonej płatności (split payment).
- Łatwiejsze zarządzanie finansami firmy, osobistymi i księgowością. Szczególnie pod kątem planowania płatności na ZUS, czy podatki. Wiesz również, ile pieniędzy masz do dyspozycji na codzienne domowe wydatki.
- Budowanie profesjonalnego wizerunku. W ten sposób, jako przedsiębiorca budujesz zaufanie u swoich kontrahentów. Jest to ważne w przypadku nawiązywania nowych relacji biznesowych.
Zobacz nasz poradnik Jak założyć firmę?
Czym się różni konto osobiste od firmowego?
Choć zarówno konto osobiste, jak i firmowe działają podobnie, to różnią się funkcjonalnością, czy zakresem usług. Mają one znaczenie dla bezpieczeństwa podatkowego oraz wygody w codziennym prowadzeniu biznesu.
| Cecha | Konto osobiste | Konto firmowe |
| Przeznaczenie | Użytek prywatny do obsługi codziennych płatności i oszczędności. Niektóre banki mogą mieć zapis w regulaminie o braku obsługi finansów firmowych. | Użytek firmowy pod kątem podziału na przychody, koszty, podatki i ZUS. |
| Wymogi prawne | Brak. | Potrzebny do wpisania na białą listę podatników VAT i do split payment. |
| Wpis do CEIDG | Wymagany (jeżeli to jedyne konto przedsiębiorcy) | Wymagany |
| Dane właściciel konta | Imię i nazwisko | Nazwa firmy + imię i nazwisko przedsiębiorcy |
| Opłaty | Brak lub niskie po spełnieniu warunków banku. | Opłaty za prowadzenie konta i przelewy. |
| Produkty dodatkowe | Konto oszczędnościowe, lokaty, kredyt gotówkowy. | Kredyt obrotowy, leasing, terminal płatniczy, integracja z systemami księgowymi. |
| Kontrola skarbowa | Trudne rozdzielenie wydatków prywatnych od firmowych. | Jasny podział transakcji. |
Nawet jeśli prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą i możesz formalnie używać konta osobistego, w praktyce osobne konto firmowe ułatwi Ci codzienną pracę, szczególnie gdy liczba klientów rośnie.
Czy każdy przedsiębiorca ma obowiązek posiadania konta firmowego?
Początkujący przedsiębiorcy często zastanawiają się, czy wraz z założeniem działalności gospodarczej niezbędne jest otwarcie konta firmowego.
Ustawa o Ordynacji podatkowej określa, że mikroprzedsiębiorcy nie muszą w ogóle dokonywać rozliczeń za pośrednictwem konta bankowego. Są nimi osoby, które zatrudniają mniej niż 10 pracowników, a roczny obrót ze sprzedaży nie przekracza 2 mln euro. Oznacza to, że jako mikroprzedsiębiorca możesz rozliczać się gotówkowo z ZUS-em i urzędem skarbowym.
Obowiązek posiadania konta bankowego pojawia się, kiedy transakcja:
- zachodzi między przedsiębiorcami,
- jednorazowa wartość w złotówkach przekracza równowartość 15 tys. zł.
Konto firmowe jest obowiązkowe dla:
- spółek,
- podmiotów korzystających z mechanizmu podzielonej płatności,
- przedsiębiorców, których rachunek musi być widoczny na białej liście podatników VAT.
Jak wybrać najlepsze konto bankowe?
Rachunek bankowy wpływa na codzienne funkcjonowanie biznes. Dlatego tak ważny jest odpowiedni wybór konta. Poniżej znajdziesz kilka wskazówek, które będą pomocne przy porównywaniu ofert banków.
Przy wyborze konta zwróć uwagę na:
- opłaty za prowadzenie konta,
- koszt przelewów,
- obsługę split payment,
- integracje z systemami księgowymi,
- bankowość internetową i mobilną,
- dodatkowe produkty bankowe,
- jakość obsługi,
- lokalizację banku.
Przede wszystkim porównaj kilka ofert, nim zdecydujesz się na dany bank. Szczególnie warto patrzeć na aktualne promocje np. zwolnienie z opłat i dodatkowe bonusy.
Poszukiwania idealnego firmowego konta będą łatwiejsze, jeżeli skorzystasz z naszego rankingu kont firmowych. Sprawdź, jakie banki mają obecnie najlepsze oferty dla przedsiębiorców.
Zalety i wady konta osobistego
W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej konto osobiste może wydawać się wystarczającym rozwiązaniem. Poniżej znajdziesz wady i zalety korzystania z rachunku osobistego do prowadzenia firmy.
Zalety
- Niższe lub zerowe opłaty.
- Brak wymogu dla JDG, jeżeli nie jest podatnikiem VAT.
- Proste procedury otwarcia rachunku.
- Duży wybór ofert.
- Wygoda korzystania z jednego konta zamiast dwóch.
Wady
- Brak rachunku VAT.
- Brak dedykowanych usług.
- Mieszanie wydatków prywatnych z firmowymi.
- Utrudniona kontrola skarbowa.
- Brak nazwy firmy na wyciągach.
Zalety i wady rachunku firmowego
Rachunek firmowy jest stworzony z myślą o przedsiębiorcach i dostosowany do potrzeb prowadzenia działalności gospodarczej. Zapewnia zgodność z wymogami prawnymi, ułatwia oddzielenie finansów i daje dostęp do narzędzi wspierających biznes. Jednak ma też pewne minusy.
Zalety
- Spełnia wymogi prawne, np. dla białej listy podatników VAT.
- Pozwala oddzielić finanse firmowe od prywatnych.
- Zapewnia profesjonalny wizerunek.
- Dostęp dla specjalnych usług przeznaczonych dla firm.
- Pozwala na stosowanie split payment w otrzymywanych fakturach.
Wady
- Wysokie opłaty za prowadzenie konta i przelewy.
- Potrzebne dodatkowe dokumenty do otworzenia rachunku.
- Trzeba pilnować kosztów, żeby bank nie naliczył wyższych opłat.
Rachunek firmowy vs. konto osobiste, choć na pierwszy rzut oka oba konta służą do obsługi przelewów i płatności, w praktyce różnią się przeznaczeniem, funkcjonalnością i wymaganiami prawnymi. Oddzielenie finansów prywatnych od firmowych ułatwi Ci księgowość, zwiększy przejrzystość rozliczeń i pomoże budować profesjonalny wizerunek.
Dla części przedsiębiorców konto firmowe jest obowiązkowe, zwłaszcza dla podatników VAT, czy osób korzystających ze split payment. Nawet jeśli przepisy tego nie wymagają, posiadanie osobnego konta firmowego jest praktycznym rozwiązaniem. Pozwala lepiej kontrolować finanse firmy i uniknąć problemów podczas kontroli skarbowej.
Ostateczny wybór zależy od specyfiki działalności, liczby transakcji i oczekiwań wobec banku. Warto porównać kilka ofert i wybrać takie konto bankowe, które będzie nie tylko zgodne z prawem, ale też realnie ułatwi Ci codzienne prowadzenie biznesu.
FAQ – Najczęściej zadawane pytania i odpowiedzi
Czy rachunek osobisty może być kontem firmowym?
Jeżeli prowadzisz JDG to możesz korzystać z konta osobistego do celów firmowych. Przy czym taki rachunek musi być zgłoszony w CEIDG. Szczególnie jeżeli w ramach działalności będziesz wykonywać tylko przelewy do ZUS-u i US.
Przed podpisaniem umowy, sprawdź w regulaminie konta osobistego, czy bank zezwala na wykonywanie płatności związanych z prowadzeniem firmy.
Czy z konta firmowego można wysyłać prywatne przelewy?
Bank nie blokuje przelewów prywatnych z konta firmowego. Jednak mogą one utrudnić rozliczenia podatkowe i wprowadzają zamieszanie w dokumentacji. Może to być szczególnie problematyczne w przypadku kontroli urzędu skarbowego. Takie działanie będzie wymagało złożenia dodatkowych wyjaśnień.
Czy warto mieć konto firmowe w tym samym banku co prywatne?
Jeżeli zależy Ci na wygodzie, to tak warto mieć zarówno konto prywatne, jak i firmowe w tym samym banku. Co więcej, tacy klienci mogą otrzymać korzystniejszą ofertę w postaci niższych opłat za prowadzenie konta. Również przelewy pomiędzy oboma rachunkami są szybsze, a stan obu kont podejrzysz w jednej aplikacji.
Jednak w razie problemów po stronie banku, możesz mieć zablokowany dostęp do środków na obu kontach. Pod tym względem lepiej wybrać inne instytucje.
Czy jednoosobowa działalność gospodarcza musi mieć rachunek bankowy?
Nie ma prawnego obowiązku, żeby JDG miała osobny rachunek firmowy. Jest to realna oszczędność dla mikroprzedsiębiorców.
Choć w praktyce może okazać się to konieczne. Przykładowo, jeżeli chcesz korzystać z mechanizmu podzielonej płatności (split payment) to musisz posiadać osobne konto firmowe. Jeżeli jesteś vatowcem i chcesz, żeby Twoje konto znalazło się na białej liście podatników VAT, to są na niej umieszczane wyłącznie rachunki firmowe.
Obowiązek założenia konta firmowego mają spółki.