Jak założyć firmę? — poradnik krok po kroku

Jak założyć firmę?
Źródło: Sora Shimazaki / Pexels

Zastanawiasz się jak założyć firmę? To nic trudnego! Samo zarejestrowanie działalności możesz szybko wykonać przez internet. Jednak przed wypełnianiem wniosku do CEIDG będzie potrzebne podjęcie kilku decyzji. Dlatego zapoznaj się z naszym poradnikiem, który przeprowadzi Cię przez proces zarejestrowania swojej firmy. Poza tym dowiesz się, jakie koszty wiążą się z prowadzeniem biznesu oraz jakie są wady i zalety prowadzenia działalności.

Na czym polega prowadzenie działalności gospodarczej?

Prowadzenie jednoosobowej działalności gospodarczej (JDG) jest przeznaczone dla osób fizycznych. To najprostsza forma prowadzenia biznesu. W skrócie działalność gospodarczą możemy określić, jako zorganizowaną działalność zarobkową prowadzoną we własnym imieniu i w sposób ciągły. Celem funkcjonowania JDG jest wygenerowanie zysku.

Plusem tego rodzaju działalności jest fakt, że właściciel firmy nie musi mieć kapitału zakładowego i może prowadzić uproszczoną księgowość finansów firmy. Natomiast przedsiębiorca odpowiada całym swoim majątkiem za zobowiązania swojej działalności.

Kto może założyć firmę?

Wymagania są niewielkie, jeżeli chodzi o to, kto może zostać przedsiębiorcą i założyć własną działalność. Wystarczy, że:

• jesteś osobą pełnoletnią,
• masz pełną zdolność do czynności prawnych,
• masz polskie obywatelstwo lub jednego z państw Unii Europejskiej albo Europejskiego Obszaru Gospodarczego,
• posiadasz obywatelstwo spoza UE, ale masz zezwolenie na:
  • stały pobyt,
  • rezydenta długoterminowego UE,
  • pobyt czasowy w związku z odbywanymi studiami.

Jak widzisz, kryteria nie są wygórowane i łatwo je spełnić, jeżeli chcesz założyć własną firmę.

Natomiast zakaz prowadzenia działalności dotyczy jedynie osób, które są:

• ubezwłasnowolnione,
• mają sądowy zakaz wykonywania działalności gospodarczej,
• pełnią funkcje publiczne.

Jak założyć firmę przez internet?

Zakładanie firmy przez internet to najwygodniejszy sposób na otwarcie nowej firmy. Masz do dyspozycji elektroniczne kreatory, które krok po kroku przeprowadzają Cię przez cały proces. Oczywiście wcześniej trzeba się zastanowić nad podstawowymi rzeczami związanymi z własną firmą. Przed wypełnieniem wniosku należy określić m.in. nazwę firmy, formę opodatkowania, kody PKD działalności itd.

Masz kilka opcji złożenia wniosku o założenie działalności gospodarczej. Możesz to zrobić:

1. Bezpośrednio na stronie biznes.gov.pl (to o tyle wygodna forma, że od razu zgłaszasz też firmę do urzędu skarbowego, ZUS lub KRUS oraz GUS).
2. Poprzez bankowość elektroniczną swojego banku (przy okazji możesz liczyć na dodatkowe bonusy od samego banku).

Każda z tych opcji na końcu wymaga elektronicznego poświadczenia, które złożysz poprzez podpis kwalifikowany albo profil zaufany.

Zakładanej własnej firmy krok po kroku

Przed wypełnieniem wniosku o założenie firmy, niezbędne będzie przemyślenie kilku kwestii związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej. W tym punkcie zajmiemy się poszczególnymi krokami, które pozwolą Ci szybko rozpocząć działalność gospodarczą.

1. Wybór nazwy i siedziby firmy

Pierwszym krokiem do założenia własnej firmy jest wymyślenie jej nazwy. Ustawodawca nie narzuca nam w tej kwestii zbyt dużo, oprócz tego, że pełna nazwa firmy wymaga, żeby znalazły się w niej dane osobowe właściciela. W związku z tym firma może się nazywać np. SuperTransport Marek Nowaczek. Ważne, żeby nazwa była krótka i łatwa do zapamiętania, co ułatwi Ci nawiązywanie kontaktów z nowymi klientami.

Każde przedsiębiorstwo potrzebuje również swojej siedziby. W przypadku JDG bardzo często jest to adres domowy właściciela. Tutaj również prawo nie narzuca nam tutaj sztywnych ram. Przy rejestracji jednoosobowej działalności gospodarczej należy wskazać:

• stałego miejsca wykonywania działalności gospodarczej,
• wskazanie, gdzie będą przechowywane dokumenty księgowe,
• adres do wysyłki listów od instytucji państwowych tj. urzędu skarbowego czy ZUS-u.

Pamiętaj, że te adresy nie muszą być takie same. W związku z tym możesz mieć wynajęty lokal w centrum miasta, gdzie prowadzisz firmę, ale chcesz, żeby wszelkie dokumenty były wysyłane na twój adres domowy. Tylko od Ciebie zależy, jaką siedzibę wskażesz. Ważne, żeby podane adresy były zgodne z prawdą.

2. Forma opodatkowania

Założenie jednoosobowej działalności gospodarczej wymaga podjęcia decyzji, w jaki sposób chcesz opłacać podatek PIT. Do wyboru masz 3 opcje:

1. Opodatkowanie na zasadach ogólnych według skali podatkowej. Obowiązują tutaj dwie stawki 12% i 32%. Wyższa stawka obowiązuje od 120 000 zł osiąganych dochodów. To, czym charakteryzuje się skala podatkowa, to możliwość skorzystania z kwoty wolnej od podatku (obecnie 30 000 zł) i innych ulg, a wysokość składki zdrowotnej do opłacenia to 9%. To najpopularniejsza forma opodatkowania i według niej rozliczają się osoby, które są zatrudnione na podstawie umowy o pracę, dzieło, zlecenie, a także emeryci i renciści.
2. Opodatkowanie według podatku liniowego. Stawka podatku jest taka sama, niezależnie od tego, czy masz niskie, czy wysokie dochody i wynosi 19%. W tym przypadku nie obowiązuje kwota wolna od podatku. Natomiast składka zdrowotna do opłacenia jest niższa i wynosi 4,9%.
3. Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych. W ryczałcie podstawą opodatkowania jest przychód, a nie dochód. Oznacza to, że przedsiębiorca nie może uwzględnić kosztów uzyskania przychodu. Natomiast stawki podatku są bardziej zróżnicowane i wynoszą od 2% do 17% i zależą od rodzaju wykonywanej usługi. Na podstawie ryczałtu nie mogą się rozliczać osoby, które świadczą usługi obecnemu lub byłemu pracodawcy.

Formę opodatkowania możesz zmienić w późniejszym czasie. Tylko zmiana jest możliwa w określonym terminie. Jeżeli dopiero zacząłeś prowadzić działalność, to pisemne oświadczenie do Naczelnika Urzędu Skarbowego złożysz do 20 dnia miesiąca, który następuje po miesiącu, w jakim uzyskałeś pierwszy dochód w roku podatkowym z działalności gospodarczej. W innym przypadku oświadczenie o zmianie złożysz do końca roku, jeżeli pierwszy przychód otrzymasz w grudniu danego roku.

3. Jaki kod PKD wybrać?

Kod PKD, czyli określenie Polskiej Klasyfikacji Działalności jest potrzebne do ustalenia, jaką formę opodatkowania musisz przyjąć w związku z rejestracją działalności. Poza tym z kodem PKD łatwiej będzie Ci ustalić, czy twój biznes wymaga założenia kasy fiskalnej albo odprowadzania podatku VAT.

Co więcej, kody PKD wykorzystywane są do celów statystycznych przez Główny Urząd Statystyczny (GUS).

Więcej o tym, jak wybrać i wyszukać kody PKD przeczytasz na stronie Biznes.gov.pl.

4. Czy muszę płacić podatek VAT?

Podatek VAT to odrębna kwestia od podatku dochodowego PIT. Co do zasady, jako przedsiębiorca masz obowiązek odprowadzać VAT. Jednak są dwa wyjątki, kiedy nie musisz rejestrować się jako podatnik VAT:

1. Sprzedajesz tylko i wyłącznie towary lub usługi zwolnione z podatku VAT.
2. Twój roczny limit sprzedaży nie przekracza 200 tys. złotych.

W związku z tym od Ciebie będzie zależało czy zostaniesz tzw. vatowcem. Jeżeli przewidujesz, że twoja firma będzie ponosiła wiele kosztów, to odprowadzanie VAT pozwoli Ci zaoszczędzić. W jaki sposób? W sytuacji, kiedy kupujesz np. sprzęt do firmy, to możesz od tego zakupu odliczyć VAT, który byś zapłacił do urzędu skarbowego. Oznacza to, że kupujesz taniej. Poza tym część kontrahentów będzie chętniej z Tobą współpracować, jeżeli będziesz wystawiać faktury VAT.

5. Prowadzenie księgowości

Podczas składania wniosku o wpis do CEIDG trzeba podać, w jaki sposób będziesz prowadzić księgowość swojej firmy. Do wyboru masz dwie opcje:

1. Samodzielne prowadzenie ksiąg rachunkowych.
2. Współpraca z biurem rachunkowym.

Jeżeli na etapie rejestracji jeszcze nie jesteś pewien czy chcesz skorzystać z usług księgowej, to powinieneś w formularzu zaznaczyć samodzielne prowadzenie dokumentacji księgowej. Później po prostu tę informację edytujesz i podasz dane swojej księgowej, wypełniając wniosek aktualizacyjny CEIDG.

Na początku działalności firmy warto trochę zaoszczędzić i samemu spróbować prowadzić księgowość. Przy skorzystaniu z płatnych programów rozliczanie jest bardzo proste i tańsze niż korzystanie z usług biura księgowego, którego cena zależy od ilości dokumentów. Co więcej, wszelkie dokumenty tj. Jednolity Plik Kontrolny szybko wyślesz online do urzędu z poziomu programu.

Jeżeli masz zamiar zatrudniać pracowników, to skorzystanie z fachowych usług księgowej może okazać się bardzo pomocne. Tutaj w grę już wchodzą przepisy prawa pracy i dobrze jest mieć przy sobie specjalistę w tym zakresie.

6. Wpis do CEIDG

Aby założyć jednoosobową działalność gospodarczą, niezbędny jest wpis do CEIDG, czyli Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Dokument możesz złożyć:

• elektronicznie,
• osobiście w urzędzie skarbowym,
• listownie.

Najszybszą formą jest droga elektroniczna. Kreator na stronie biznes.gov.pl pokieruje Cię, jakie dane należy wpisać, żeby złożyć formularz CEIDG-1. Dokument ten złożyć muszą również osoby zakładające spółkę cywilną. W przypadku pozostałych spółek niezbędny jest wpis do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS).

7. Składki ZUS

Składki ZUS to stały wydatek każdego przedsiębiorcy. Nieważne czy zatrudnia pracowników, czy pracuje sam dla siebie. Dlatego przy rejestracji w CEIDG swojej firmy, potrzebne jest również złożenie następujących druków w ciągu 7 dni od daty rozpoczecia działalności:

• ZUS ZZA — jeżeli zgłaszasz tylko ubezpieczenie zdrowotne,
• ZUS ZUA — w przypadku zgłoszenia do ubezpieczeń zarówno zdrowotnych, jak i społecznych.

Na początku ubezpieczenia mogą być dużym obciążeniem dla nowego przedsiębiorcy. Dlatego tym bardziej warto skorzystać z dostępnych ułatwień. Do opłacenia po stronie przedsiębiorcy są:

• ubezpieczenie zdrowotne,
• ubezpieczenia społeczne (czyli ubezpieczenia emerytalne, rentowe i wypadkowe oraz dobrowolne ubezpieczenie chorobowe),
• Fundusz Solidarnościowy i Fundusz Pracy.

Najpierw warto skorzystać z ulgi na start, która obowiązuje w pierwszych 6 miesiącach prowadzonej działalności. Ulga na start pozwala opłacać tylko ubezpieczenia zdrowotne. Oznacza to, że jesteś zwolniony z opłacania składek na ubezpieczenia społeczne, Fundusz Pracy oraz Fundusz Solidarnościowy.

Po zakończeniu pierwszej ulgi, do dyspozycji masz skorzystanie z obniżonych składek do preferencyjnej podstawy. Obniżone stawki obowiązują przez kolejne 24 miesiące. Jednak do opłacenia masz już wszystkie obowiązkowe składki ZUS.

8. Jaki rachunek bankowy wybrać?

Założenie firmy wymaga określenia rachunku bankowego. Jest on wymagany przy składaniu wpisu w CEIDG. Możesz zdecydować się na swój prywatny rachunek. Pod warunkiem że jego właścicielem jest tylko jedna osoba, czyli Ty. Albo założysz konto firmowe.

Pamiętaj, że nie możesz korzystać z płatności gotówką do ręki, kiedy:

• jednorazowa transakcja przekracza kwotę 15 000 zł,
• stroną płatności jest inny przedsiębiorca.

Poza tym konto bankowe jest potrzebne do opłacania składek ZUS, podatku dochodowego i podatku VAT. Co więcej, podatnicy VAT muszą mieć konto firmowe, ponieważ numer rachunku jest podawany w wykazie podmiotów VAT (tzw. biała lista podatników VAT).

Ile kosztuje założenie własnej działalności gospodarczej?

Rejestracja jednoosobowej działalności gospodarczej nie wymaga żadnych opłat. Złożenie wniosku do wszelkich instytucji jest bezpłatne i wykonasz je samodzielnie z domu, korzystając z formularzy internetowych.

Dopiero za wszelkie pełnomocnictwa lub potwierdzenia może być wymagana opłata. Jednak nie są one niezbędne na etapie rejestracji działalności w CEIDG.

Ile kosztuje prowadzenie jednoosobowej działalności gospodarczej?

Prowadzenie działalności gospodarczej w Polsce może oznaczać szereg kosztów, które trzeba uwzględnić, żeby twój biznes był dochodowy. Niestety młodzi przedsiębiorcy nie mają gotowego biznesplanu, który uwzględnia wszystkie opłaty związane z rejestracją firmy i jej dalszym działaniem. Wśród kosztów działalności mogą się znaleźć:

• podatki (dochodowy i VAT),
• składki ZUS (dla siebie, rodziny i pracowników),
• wynajęcie lokalu,
• opłaty za media (np. internet, telefon),
• opłaty związane z użytkowaniem samochodu,
• koszty księgowości i obsługi prawnej,
• utrzymanie strony internetowej,
• marketing.

Nie sposób podać dokładną kwotę, jaką musisz wydać na swój biznes. Są firmy, które nie mają za dużo kosztów, a jedyne co opłacają to składki ZUS i podatek. Inne natomiast będą wymagać większych nakładów finansowych. Dlatego tym bardziej korzystaj z dostępnych ulg, żeby ułatwić sobie start. Brak oszacowania realnych kosztów może doprowadzić do szybkiego zamknięcia twojego interesu.

Kiedy nie trzeba zarejestrować firmy?

Nie w każdym przypadku trzeba od razu zakładać działalność gospodarczą. Możesz skorzystać z tzw. działalności nierejestrowanej, jeżeli:

• jesteś osobą fizyczną,
• twoja działalność nie wymaga zezwoleń albo koncesji,
• nie wykonujesz działalności w sposób ciągły,
• przychody nie przekraczają w żadnym miesiącu 50% kwoty minimalnego wynagrodzenia w danym roku podatkowym,
• nie wykonywałeś działalności gospodarczej w ostatnich 60 miesiącach.

Jeżeli twoja działalność przynosi Ci niewielkie przychody i to nieregularnie, to możesz prowadzić swoją drobną działalność zarobkową bez wypełniania dodatkowych formalności. Oznacza to również, że w takim przypadku nie będziesz przedsiębiorcą.

Wady i zalety prowadzenia firmy

Jednoosobowa działalność gospodarcza ma swoje wady i zalety. Przyjrzyjmy im się teraz. Jeżeli nadal się wahasz, co do założenia własnej firmy, to może te argumenty pozwolą Ci podjąć decyzję, czy działanie na własny rachunek jest dla Ciebie.

Własna firma może dać ogrom satysfakcji oraz niezależność. Sam decydujesz o finansach, co oznacza, że nie masz górnej granicy zarobków. Jednak decydując się na prowadzenie biznesu w postaci jednoosobowej działalności gospodarczej, będzie to wymagało podejmowania wielu poważnych decyzji oraz dyscypliny. Już na samym początku trzeba zastanowić się, jaką formę opodatkowania przyjmiesz. Chociaż nie masz jeszcze pewności, co będzie dla Ciebie lepsze. Dlatego przed podjęciem ostatecznej decyzji sporządź biznesplan, który pomoże Ci ułożyć wszystkie aspekty biznesowe. Natomiast ten poradnik będzie pomocny przy wypełnianiu formalności, kiedy będziesz już rejestrować firmę.