Źródło: projekt własny z użyciem recraft.ai
Zanim rozpoczniesz współpracę, warto sprawdzić kontrahenta i jego wiarygodność. Brak weryfikacji może skończyć się utratą pieniędzy albo problemami podatkowymi. Poznaj 5 sposobów na szybką weryfikację kontrahenta, które pomogą Ci ocenić rzetelność firmy i uniknąć niebezpiecznych transakcji.
Na czym polega weryfikacja kontrahenta?
Weryfikacja kontrahenta polega na sprawdzeniu potencjalnych partnerów biznesowych przed podpisaniem umowy. Proces polega na tym, żeby przekonać się, czy firma jest rzetelna i działa zgodnie z prawem. Dlatego podczas analizy należy sprawdzić:
- dane rejestrowe firmy,
- jej sytuację finansową,
- status podatkowy,
- historię i opinie współpracy z innymi przedsiębiorcami.
Choć zbadanie wszystkich tych elementów bywa czasochłonne, to pozwala uchronić się przed nieterminowymi płatnościami, czy niewywiązywaniem się z warunków umowy.
W tym celu przedsiębiorca może skorzystać m.in. z informacji gospodarczych zawartych w takich bazach jak Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) w przypadku jednoosobowych działalności, małych i średnich przedsiębiorstw lub Krajowego Rejestru Sądowego (KRS), który zbiera dane na temat polskich spółek.
Każdy przedsiębiorca przed nawiązaniem współpracy powinien sprawdzić potencjalnego kontrahenta. To nie tylko ochrona własnych interesów, ale również element należytej staranności w prowadzonym biznesie.
5 sposobów na sprawdzenie wiarygodności kontrahenta
Aby ułatwić Ci samodzielne sprawdzenie nowych partnerów biznesowych, poniżej znajdziesz 5 sposobów na szybką weryfikację kontrahenta. Pozwolą Ci one uzyskać wystarczającą wiedzę na temat, czy przedsiębiorca jest uczciwy i działa zgodnie z prawem.
1. Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej – CEIDG
CEIDG to ogólnopolska baza przedsiębiorców, którzy prowadzą jednoosobowe działalności gospodarcze i wspólników spółek cywilnych. Wystarczy wpisać jedno kryterium, żeby uzyskać podstawowe informacje o właścicielu i czy firma faktycznie jest zarejestrowana.
Do wyszukiwania najlepiej sprawdzą się numery NIP lub REGON. Jednak możesz też wyszukiwać po imieniu, nazwisku, nazwie firmy, czy danych adresowych.
Z wyszukiwarki CEIDG uzyskasz takie informacje jak:
- Dane podstawowe.
- Dane kontaktowe.
- Dane adresowe.
- Dane dodatkowe (np. data rozpoczęcia wykonywania działalności).
- Informacja o spółkach cywilnych, gdzie przedsiębiorca jest wspólnikiem.
- Zakazy.
- Informacje o upadłości.
- Wyznaczeni pełnomocnicy lub prokurenci.
- Kwalifikacje zawodowe.
Dzięki tej bazie możesz łatwo wykluczyć sytuacje, w których kontrahent podaje nieprawdziwe dane.
2. Biała lista podatników VAT oraz VAT UE
W przypadku podatników VAT warto i należy skorzystać z tzw. białej listy, którą znajdziesz na stronie podatki.gov.pl. Wykaz jest prowadzony przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej.
To narzędzie pozwoli szybko zweryfikować kontrahenta pod kątem, czy jest czynnym podatnikiem VAT a także, czy podany przez niego numer konta znajduje się w oficjalnym wykazie. Wystarczy do wyszukiwarki wpisać nazwę podmiotu, NIP, REGON lub numer rachunku bankowego.
Natomiast w przypadku współpracy z przedsiębiorcami zagranicznymi z terenu Unii Europejskiej możesz skorzystać z systemu VAT UE (VIES). Do weryfikacji niezbędne jest podane numeru VAT UE oraz wybranie kraju członkowskiego, w którym partner ma zarejestrowaną działalność.
Znajdź najlepszy rachunek dla swojego biznesu w rankingu kont firmowych.
3. Sprawdzenie numerów NIP, REGON i KRS firmy
Każda firma zakładana w Polsce ma nadawane unikalne numery identyfikacyjne. Podstawowymi danymi są NIP i REGON, a dla spółek prawa handlowego również KRS.
W tym celu możesz skorzystać z bazy internetowej REGON, która jest prowadzona przez Główny Urząd Statystyczny albo z wyszukiwarki KRS, jeżeli zamierzasz nawiązać współpracę np. ze spółką z ograniczoną odpowiedzialnością lub akcyjną.
4. Korzystanie z rejestrów dłużników
Przed podjęciem współpracy z nowym kontrahentem, warto upewnić się, że nie zalega on z płatnościami wobec innych podmiotów. Jeżeli taka firma ma długi, może szybko okazać się, że w przyszłości również nie spłaci Twoich faktur.
Najskuteczniejszym narzędziem do pozyskania informacji o sytuacji finansowej przedsiębiorstwa są bazy biur informacji gospodarczej. W Polsce działa kilka instytucji, które (najczęściej za opłatą) wydają raporty o wskazanych podmiotach gospodarczych. Do wyboru masz:
- Biuro Informacji Kredytowej (BIK),
- Biuro Informacji Gospodarczej InfoMonitor S.A. (BIG),
- Krajowe Biuro Informacji Gospodarczej S.A. (KBIG),
- Krajowy Rejestr Długów Biuro Informacji Gospodarczej S.A. (KRD BIG),
- Europejski Rejestr Informacji Finansowej (ERIF).
Każde z tych biur działa niezależnie i prowadzi własne rejestry. Zawarte w nich informacje na temat podmiotów gospodarczych pozwalają szybko zweryfikować wiarygodność finansową wskazanej firmy lub osoby.
5. Sprawdzanie opinii, strony i innych portali
Oprócz sprawdzania dokumentów i odnalezienia firmy w rejestrze pozostają również informacje ogólnie dostępne w internecie. Dlatego warto przeanalizować obecność firmy w świecie online.
Szczególnie warto zwrócić uwagę na:
- Stronę internetową – pod kątem zgodności danych umieszczonych w CEIDG lub KRS.
- Profile w mediach społecznościowych – aktywność i jakie materiały publikuje.
- Serwisy z opiniami – ze względu na opinie klientów i innych kontrahentów pod względem jakości oferowanych usług lub towarów.
- Mapy internetowe – które pozwolą zarówno sprawdzić adres siedziby, jak i dodatkowe opinie o firmie.
Często to właśnie komentarze innych przedsiębiorców lub klientów dostarczają cennych informacji o rzetelności potencjalnego kontrahenta.
Co więcej, jeżeli masz taką możliwość, to przejrzyj także wewnętrzne źródła informacji. Mogą to być np. sprawozdania finansowe, certyfikaty, zezwolenia, czy zaświadczenie z urzędu skarbowego o niezaleganiu z płatnościami z tytułu zobowiązań publicznoprawnych.
Photo By: Kaboompics.com / Pexels
Dlaczego warto sprawdzić kontrahenta?
Każda nowa współpraca biznesowa oznacza ryzyko. Nawet jeśli kontrahent wydaje się z pozoru rzetelny, to analiza informacji na temat prowadzonej działalności gospodarczej może niemiło zaskoczyć.
Dlatego weryfikacja kontrahenta przed podpisaniem umowy pozwoli Ci podjąć świadomą decyzję. Co więcej, jest to inwestycja w bezpieczeństwo interesów Twojej firmy.
Wśród zalet, dlaczego warto sprawdzić kontrahenta, można wymienić:
- Zadbanie o własne bezpieczeństwo finansowe na wypadek problemów z płynnością.
- Ochrona przed odpowiedzialnością podatkową, jeżeli partner działa nielegalnie.
- Minimalizacja ryzyka prawnego przed nawiązaniem współpracy z podmiotami, które są w trakcie upadłości lub restrukturyzacji.
- Budujesz swoją przewagę konkurencyjną, bo nie marnujesz czasu ani środków na nierzetelnych przedsiębiorców.
Zachowanie staranności przy kontroli statusu kontrahenta to nie przeszkoda a ochrona biznesu. Poświęcenie nawet kilku minut może oznaczać zaoszczędzone tygodnie walki o uzyskanie należności, tłumaczenie się przed urzędem skarbowym, czy zakładaniem sprawy w sądzie.
Sprawdź, jak założyć własną firmę krok po kroku.
Co powinno wzbudzić wątpliwości przed podjęciem współpracy?
Nie każdy kontrahent, który dobrze się prezentuje, oznacza, że również działa profesjonalnie w swoim biznesie. Dlatego tak ważna jest weryfikacja firm oraz bycie czujnym na sygnały, które mogą świadczyć o złej kondycji finansowej.
Zwróć szczególną uwagę na takie sygnały jak:
- Brak wpisów w oficjalnych bazach takich jak KRS, CEIDG, czy na liście czynnych podatników VAT.
- Różnice w danych zapisanych w rejestrach, a tymi podanymi na stronie lub fakturach.
- Brak numeru rachunku na białej liście VAT.
- Krótki okres prowadzenia działalności.
- Działalność jest zawieszona albo w likwidacji lub upadłości.
- Kontrahent nie chce przedłożyć wymaganych przez Ciebie dokumentów np. zezwolenia lub koncesji.
- Siedziba firmy znajduje się w tzw. raju podatkowym.
- Zaniżone ceny towarów lub usług.
- Niechęć do podpisania umowy.
- Naleganie na płatność tylko w gotówce.
- Brak strony internetowej, jest niedokończona lub słabej jakości.
- Negatywne opinie klientów i innych przedsiębiorców.
Weryfikacja kontrahenta to nie tylko formalne sprawdzenie NIP-u, czy wpisu w rejestrze, ale także ocena całokształtu informacji o firmie. Jeżeli coś budzi Twoje wątpliwości czy to niespójne dane albo negatywne opinie, to warto dwa razy zastanowić się przed podpisaniem umowy. Lepiej zrezygnować z potencjalnej transakcji niż narażać swoje przedsiębiorstwo na straty finansowe i problemy prawne.
FAQ – Najczęściej zadawane pytania i odpowiedzi
Czy weryfikacja kontrahentów jest obowiązkowa?
Żadne przepisy prawa polskiego nie nakazują weryfikacji nowego kontrahenta. Przedsiębiorca, który podpisuje nową umowę działa na własne ryzyko i sam odpowiada za skutki współpracy z daną firmą.
Natomiast podatnicy VAT powinni zachować należytą staranność w weryfikacji wiarygodności firmy. Dlatego przedsiębiorca powinien m.in. sprawdzić, czy kontrahent znajduje się na białej liście podatników VAT. Dzięki temu uniknie negatywnych konsekwencji podatkowych związanych z nawiązywaniem współpracy z nieuczciwymi podmiotami gospodarczymi.
Jak sprawdzić dane podmiotu zagranicznego?
Polski przedsiębiorca ma możliwość zweryfikowania zagranicznego kontrahenta, wykorzystując takie narzędzia jak:
- System VIES do sprawdzania numerów VAT, dostępny tutaj.
- Europejski portal e-Sprawiedliwość pozwala na pozyskanie informacji z rejestrów handlowych w tym dotyczących upadłości osób fizycznych i prawnych. Wystarczy wejść na stronę e-justice.
Oba te systemy dotyczą firm, które mają założoną działalność gospodarczą na terytorium Unii Europejskiej, a także dla podmiotów z Islandii, Liechtensteinu i Norwegii (w przypadku portalu e-Sprawiedliwość).
Dodatkowo możesz zamówić raport z izby handlowej danego kraju na temat danego przedsiębiorstwa albo po prostu zobowiązać kontrahentów do przedłożenia odpowiednich dokumentów np. zaświadczenia o wpisie do rejestru.
Jak sprawdzić, czy przedsiębiorstwo ma długi?
Zadłużenie danej firmy najszybciej sprawdzisz poprzez takie portale jak:
- Biura informacji gospodarczej np. Rejestr Dłużników BIG InfoMonitor, Krajowe Biuro Informacji Gospodarczej, czy Europejski Rejestr Informacji Finansowej.
- Krajowy Rejestr Długów.
- Monitory sądowe i gospodarcze.
Pamiętaj tylko, że dostęp do niektórych raportów ze wskazanych stron jest płatny. Mimo to warto z nich korzystać, żeby poznać pełny obraz sytuacji finansowej kontrahenta.